Surcharge d’idées, de tâches ou de projets, éparpillement et besoin de se recentrer et de se concentrer => illustration de la sortie du cycle infernal !

Souvent, j’ai des bouffées de compassion pour Mme OrganiZen. Très active, elle présente la caractéristique d’avoir mille projets, trop d’idées et de vouloir faire parfaitement les choses.
Créative, elle saute parfois d’idées en idées sans en mener une seule à son terme. Forcément, elle est frustrée ! Notez qu’elle existe aussi en version masculine !
L’autre jour, Mme OrganiZen m’a écrit : « j’ai tellement de choses à faire que je me sens submergée. Parfois je regarde mes listes, puis je m’allonge et je ne fais rien ».

Pour tous ceux qui subissent ces aléas, je partage mes « recettes » en espérant qu’elles vous aideront à trouver VOTRE solution !

La quête du bon outil : un mirage !

Longtemps, j’ai cherché LE bon outil. Ainsi, j’ai testé de nombreuses applications pour gérer la diversité des tâches et le foisonnement d’idées permanent qui germent dans mon cerveau.
Longtemps, j’ai utilisé un Kanban ou encore Trello que j’ai fini par abandonner [Notez que ce sont de formidables outils selon vos besoins, j’en parlerai dans un autre billet].
De Wunderlist aux « toDo listes manuelles », je me suis découragée.

Il y a quelques années, j’en ai eu vraiment marre de voir la liste s’allonger sans cesse malgré d’intenses efforts pour diminuer le nombre de tâches. Je me voyais tel Sisyphe remontant inlassablement son rocher.
J’ai fini par comprendre que la quête de l’outil était un vain Graal et qu’il fallait regarder le problème sous un autre angle : trouver le vrai besoin.
Ainsi, je suis devenue une Ex « Mme Excel » ou « Mme ToDo »…

Sélectionner les projets de l’année

C’est au détour des petites bulles d’attention[mfn]Les Petites Bulles d’Attention de Jean-Philippe Lachaux ou se concentrer dans un monde de distractions. Un excellent livre que je vous recommande aussi bien pour les petits que pour les grands![/mfn] que je suis tombée sur une solution qui m’a inspirée : PIM !
J’ai réalisé que, pour être concentrée dans ce monde de distractions, et donc mener mes nombreuses idées à terme, je devais : « Percevoir ce qui est le plus important dans ce que j’ai l’Intention de faire et y réagir de la bonne Manière ».

  • Percevoir et donc choisir ce qui est important : ce que je souhaite VRAIMENT mener à terme. Choisir, arbitrer est ici la clé car ça m’est compliqué. En effet, choisir, c’est toujours renoncer ! Poser l’Intention de s’engager.
    Je fais en début d’année en créant un « poster d’intentions » où je note les grandes envies pour l’année à venir. Cet exercice est réalisé en lien avec mes valeurs (sur lesquelles je retravaille chaque fin d’année).
  • Trouver la Manière d’avancer inspirante (en découpant le projet en tâches accessibles et motivantes qui me donneront le sentiment d’avancer). Chez moi, la manière est toujours visuelle (soit je dessine des escaliers avec les différents paliers, soit j’utilise la méthode de la cible séquencée proposée ci-dessous).

Avec le temps, j’ai renoncé à toutes les belles applications et outils informatiques qui deviennent toujours sources de distractions. Je suis revenu à la simplicité : une unique pochette, des feuilles blanches et des crayons. Mes projets et envies annuels sont ainsi regroupés dans cette pochette unique (évidemment, leur sélection prend un certain temps, histoire de ne pas partir sur 25 projets par an).

La pochette unique

Pour chaque projet, je crée un visuel qui en représente les différentes étapes. 
J’ai chipé l’idée à un charmant américain dont je suis fan : Doug Neil, un gars pragmatique, sympathique et créatif (c’est en anglais et suffisamment visuel pour être accessible aux non anglophones).
Au passage, la méthode n’a rien de révolutionnaire. Il s’agit d’une simplification des méthodes de gestion de projet proposées en entreprise et pour des personnes ayant une nette préférence pour le canal visuel.

Grâce à lui, je ne m’épuise plus à décrocher la lune (c’est-à-dire à mener des projets marathoniens trop longs pour la sprinteuse qui s’agite en moi) ; je visualise les escales et me sens davantage en capacité de mener à terme idées et envies. Et surtout, je me réjouis du chemin parcouru !
Cette simple trame m’aide à remobiliser l’énergie dans les moments de découragement ou de doute. Bref, c’est mon petit secret pour ne pas m’allonger comme Mme Organizen à la vue de la montagne à escalader !

Par exemple, voici plus de cinq ans que je souhaitais créer ce blog. Le simple visuel ci-dessous m’a aidé à franchir toutes les étapes sans difficultés. Notez que le terme est à 100 billets, dans plus de 80 semaines, presque 2 ans. J’ai laissé quelques cases vides pour y noter des étapes réjouissantes. Sans ces étapes, je n’aurais pas eu le courage de me lancer car cette cible semblait inaccessible. Aujourd’hui, même si c’est loin, je sais que c’est réalisable !

Poser une intention hebdomadaire

Au début de chaque semaine, je jette un coup d’œil à mon agenda papier [mfn]2[/mfn] , sort la pochette rose. En fonction des rendez-vous et déplacements, je sélectionne le nombre de projets sur lesquels je choisis (et donc pose l’intention) de mettre de l’énergie pour cette semaine (0 et 3 projets maximum). Je les note ensuite dans l’agenda afin de les avoir en tête et de ne pas partir sur un autre sujet.

Ce protocole me permet de traiter des sujets/thèmes/projets importants et pourtant non urgent sans me noyer uniquement dans les urgences de la semaine.
Je récapitule :

  1. En début d’année, choisir ce qui est important (en lien avec VOS valeurs) et en extraire un nombre de projets/envies limités à porter sur l’année (ou sur plusieurs années d’ailleurs).
  2. Créer un visuel avec des étapes atteignables pour chaque sujet.
  3. En début de chaque semaine ou de chaque mois, sélectionner les projets sur lesquels concentrer votre énergie et les garder sous les yeux (et ne conserver que ceux-là pour éviter la dispersion)
  4. Célébrer chaque atteinte d’étapes afin de nourrir le sentiment d’avancer !

Si vous décidez de tester cette méthode, choisissez un ou deux projets et réalisez vos visuels ; pratiquez quelques semaines pour voir si cette façon de faire vous satisfait ou pas.

Cette méthode va convenir à des personnes plutôt visuelles qui préfèrent travailler de façon fractionnée.
Et vous, comment vous centrez-vous et comment menez-vous tous vos projets personnels?

1 Les Petites Bulles d’Attention de Jean-Philippe Lachaux ou se concentrer dans un monde de distractions. Un excellent livre que je vous recommande aussi bien pour les petits que pour les grands!

2 Voici le lien vers l’agenda que je commande en Allemagne depuis 2 ans. Il correspond parfaitement à mes besoins. Je n’ai aucun intérêt à recommander cette société. J’ai juste trouvé le produit qu’il me fallait . A vous de trouver celui qui vous conviendra. Pour cela, n’oubliez pas de poser en amont vos besoins en terme d’agenda?

Les visuels sont réalisés sous Canva avec des images et des icônes libres de droits.